Immobilienportale im Makler-CRM anbinden

Viele Kauf- und Mietinteressenten finden eine Immobilie zuerst auf einem Portal, nicht auf der Website des Büros. Deshalb ist die Anbindung an Portale für ein Makler-CRM oft entscheidender als eine lange Featureliste. Gleichzeitig ist sie eine typische Quelle für Ärger: doppelte Anzeigen, veraltete Preise, Anfragen, die in einem Postfach landen und nie ins CRM kommen, oder ein Vertrag mit dem Portal, der am Softwareanbieter vorbei läuft. Dieser Text beschreibt, worauf Sie bei der Anbindung achten. Er ist keine Kaufberatung für ein bestimmtes Portal und keine Rangliste. Namen wie ImmoScout24 oder Immowelt stehen hier nur als Beispiele für gängige Marktplätze in Deutschland, nicht als Empfehlung.

Was ein Makler-CRM grundsätzlich leistet, steht in Was ist ein CRM für Immobilienmakler?. Wie Sie ein Paket prüfen: Checkliste: ein CRM für das Maklerbüro wählen. Zum Wechsel des Systems und dazu, was mit der Portal-Anbindung geschieht: CRM wechseln: so nehmen Sie Ihre Daten mit.

Drei Ebenen, die oft durcheinandergeraten

Eine „Portalanbindung“ besteht typischerweise aus drei getrennten Dingen. Wenn Sie sie in einem Angebot nicht auseinanderhalten, vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.

• Der Vertrag mit dem Portal. Sichtbarkeit, Kontingente, Platzierungen und der Preis stehen im Vertrag zwischen Ihrem Büro und dem Portal (oder einem Vermittler). Das CRM schließt diesen Vertrag nicht für Sie. Ein Modul „Portalexport“ ersetzt keine Buchung von Anzeigenplätzen.
• Der technische Export. Objektdaten, Fotos, Texte, Preise und der Status (aktiv, reserviert, verkauft) verlassen das CRM und erscheinen auf dem Portal. Dafür gibt es in Deutschland seit langem ein verbreitetes Austauschformat namens OpenImmo; viele Programme und Portale können es. Ob Ihr Paket ein Portal direkt, über OpenImmo, über eine Schnittstelle des Anbieters oder nur per Hand exportiert, müssen Sie in der Demo sehen – nicht nur versprechen lassen.
• Der Rückweg. Anfragen, Interessenten und oft auch Statistiken sollen zurück ins CRM, an den richtigen Vorgang, nicht in ein Sammelpostfach. Ohne diesen Weg bleibt das CRM eine Insel, und die Nachfassung hängt am einzelnen Posteingang.

Fragen Sie schriftlich, welche dieser drei Ebenen das Angebot abdeckt, was Extra kostet und wer der Vertragspartner ist, wenn etwas nicht funktioniert: der Softwareanbieter, das Portal oder beide.

Datenqualität: was das Portal aus Ihrem CRM macht

Ein Portal zeigt, was Sie liefern. Unvollständige Texte, falsche Flächen, veraltete Preise oder Fotos in der falschen Reihenfolge sind dann keine „Portalfehler“, sondern ein Prozessfehler im Büro. Das CRM kann helfen, wenn es Pflichtfelder und eine Freigabe kennt, bevor etwas exportiert wird: Titelbild, Pflichtangaben, Energieausweis-Daten, Lagebeschreibung, Preis und ein interner Status „bereit zur Veröffentlichung“.

Zwei konkrete Prüfungen in einer Testwoche:

• Ändern Sie in einem Testobjekt den Preis oder den Status auf „verkauft“ oder „reserviert“ und schauen Sie, wann und wie das Portal das übernimmt. Eine Nacht Verzögerung oder ein manueller Zweitklick kann akzeptabel sein, wenn Sie ihn kennen; stiller Stillstand ist es nicht.
• Veröffentlichen Sie dasselbe Objekt nicht versehentlich zweimal, etwa einmal aus dem CRM und einmal über eine alte, getrennte Portal-Oberfläche. Doppelte Anzeigen verwirren Interessenten und können gegen die Regeln des Portals verstoßen. Klären Sie, welche Oberfläche ab dem Umstieg die einzige Quelle ist.

Welche Angaben ein Inserat rechtlich enthalten muss – etwa zu Energie, Lage oder Preis – richtet sich nach den geltenden Vorschriften und nach den Vorgaben des Portals. Dieses Artikel nennt keine Checkliste mit Gesetzeskraft; maßgeblich sind die aktuellen Regeln und, wo nötig, fachkundiger Rat. Das CRM sollte die Felder aber so führen, dass Sie sie nicht in einer zweiten Tabelle nachhalten müssen. Zu Unterlagen im Vorgang: Dokumente und Vorgänge im Makler-CRM.

Anfragen: der Weg zurück ins Büro

Der Nutzen einer Anbindung zeigt sich, wenn jemand auf „Anfrage senden“ klickt. Idealerweise entsteht im CRM ein Interessent am richtigen Objekt, mit einer Aufgabe für die erste Reaktion und einer nachvollziehbaren Historie. In der Praxis landet die Anfrage manchmal nur als E-Mail, als Excel-Export oder in einem Portalpostfach, das eine Person allein liest.

Prüfen Sie in der Demo mit einer echten Testanfrage, nicht mit einem Screenshot:

• Kommt die Anfrage automatisch ins CRM, mit Objektbezug, oder nur als Mail?
• Wird ein bestehender Kontakt erkannt, oder entsteht ein Duplikat?
• Wer sieht die Anfrage, wenn die zuständige Person im Urlaub ist? Zu Aufgaben und Vertretung: das Prinzip einer eindeutigen Zuständigkeit gilt auch hier; vergleichen Sie intern, wie Sie Besichtigungen planen, in Besichtigungen im CRM planen.
• Können Sie die Einwilligung oder den Anlass der Kontaktaufnahme am Datensatz festzuhalten, soweit Sie das für spätere Nachrichten brauchen? Zum Datenschutz: DSGVO und Kundendaten im Makler-CRM.

Ein Portal lead ist personenbezogen. Weiterleiten an ein privates Postfach, Weitergeben an Dritte oder eine Newsletter-Liste ohne erkennbare Grundlage ist ein anderes Thema als die erste Antwort auf die Anfrage selbst. Halten Sie beides auseinander.

Konten, Rechte und wer „das Inserat besitzt“

Portale unterscheiden oft zwischen einem Bürokonto, einem persönlichen Beraterkonto und Zugängen für Dienstleister. Wenn Ihr CRM mit einem zentralen Zugang veröffentlicht, muss intern klar sein, in wessen Namen die Anzeige erscheint und wer sie abschalten darf, wenn jemand das Büro verlässt. Sonst bleibt ein Inserat unter einem alten Namen stehen, oder niemand hat das Passwort.

Das berührt Rechte im CRM: Nicht jede Rolle muss jedes Portal bedienen oder Preise ändern dürfen. Ein schmales Profil für die Innendienst-Veröffentlichung und ein engeres für das Löschen oder für den Vertragszugang zum Portal ist oft sauberer als ein gemeinsames Passwort auf einem Zettel. Dieselben Fragen stellen Sie beim internen Rechtemanagement und, in den niederländischen Schwestertexten, bei Rollen im Büro – hier zählt vor allem: kein geteiltes Portal-Login, das Sie nach einem Austritt nicht gezielt sperren können.

Kosten: Modul, Portal und Doppelarbeit

Rechnen Sie drei Kostenarten getrennt, über drei Jahre, ohne erfundene Preise:

• was der Softwareanbieter für die Portalschnittstelle, je angebundenem Portal oder je Objekt verlangt;
• was das Portal selbst für Pakete, Einzelinserate oder Zusatzplatzierungen verlangt – das steht in Ihrem Portalvertrag, nicht in der CRM-Preisliste;
• was interne Zeit kostet, wenn der Export nicht zuverlässig ist und jemand Daten doppelt pflegt.

Ein „günstiges“ CRM, das Portale nur als CSV-Datei ohne Rückweg anbietet, kann teurer sein als ein Paket mit einer gepflegten Schnittstelle. Umgekehrt rechtfertigt eine lange Liste unterstützter Portale keinen Aufpreis, wenn Sie nur eines nutzen. Lassen Sie sich die unterstützten Portale schriftlich geben, einschließlich der Frage, was bei einer Änderung auf Seiten des Portals passiert (Anpassungsfrist, Kosten).

Was Sie in einer Demo und im Vertrag prüfen

• Ich sehe den kompletten Weg: Objekt im CRM anlegen, prüfen, veröffentlichen, Preis oder Status ändern, Anfrage empfangen – an einem Testobjekt, nicht nur auf Folien.
• Ich weiß, in welchem Format oder über welche Schnittstelle exportiert wird, und welche Portale in meinem Tarif enthalten sind.
• Der Vertrag mit dem Portal bleibt erkennbar getrennt; ich weiß, wen ich anrufe, wenn eine Anzeige nicht erscheint.
• Anfragen erzeugen einen Vorgang im CRM mit Zuständigkeit, nicht nur eine E-Mail.
• Doppelveröffentlichungen aus Altzugängen sind abgestellt, sobald das CRM die Quelle ist.
• Zugänge sind personenbezogen oder klar dem Büro zugeordnet; beim Austritt eines Kollegen kann ich sie entziehen.
• Beim Systemwechsel ist geklärt, was mit Objektnummern, Portal-IDs und laufenden Inseraten geschieht.

Kurz gesagt

Die Portalanbindung ist weniger eine Funktion als eine Kette: Ihr Portalvertrag, der technische Export aus dem CRM und der Rückweg der Anfragen. Prüfen Sie alle drei in einer echten Testwoche, mit Preis- und Statusänderungen und mit einer Probe-Anfrage. Halten Sie eine einzige Quelle für Inserate, personenbezogene Zugänge und eine klare Zuständigkeit für den ersten Kontakt. Kosten von Software und Portal rechnen Sie getrennt. Das CRM veröffentlicht, was Sie pflegen; es bucht weder Kontingente noch heilt es unvollständige Daten.