Dokumente und Vorgänge im Makler-CRM

Ein Vorgang im Maklerbüro besteht selten nur aus einer Karteikarte. Dazu gehören typischerweise Objektunterlagen, Nachweise, Entwürfe, Korrespondenz und oft Identitätsdokumente. Liegen Dateien in allgemeinen Ordnern oder in Postfächern, ist später nicht mehr klar, welche Fassung gilt und wer sie gesehen hat. Dieser Text beschreibt, worauf Sie im CRM achten. Es ist keine Akte-für-Akte-Anleitung und keine Rechtsberatung.

Datenschutzfragen stehen in DSGVO und Kundendaten.

Was in den Vorgang gehört

Eine brauchbare Akte verknüpft das Dokument mit dem Objekt oder der Person, hält fest, wer wann etwas hinzugefügt hat, und macht eine Ausfuhr möglich. Doppelte Ablage in einem persönlichen Laufwerk führt typischerweise zu abweichenden Fassungen.

Identitätsdokumente und besonders schutzbedürftige Angaben gehören hinter Rechte, nicht in eine allgemeine Ansicht für das ganze Büro. Speichern Sie nicht länger, als Zweck und Pflichten es verlangen.

Digitale Signatur und Export

Wenn Sie digital unterzeichnen, fragen Sie, ob das unterzeichnete Exemplar in denselben Vorgang zurückkommt, mit einem nachvollziehbaren Protokoll. Beim Systemwechsel zählen Dokumente plus Kontext, nicht nur lose PDF-Dateien – siehe CRM wechseln.

Was Sie prüfen

• Ein Dokument ist dem Vorgang zugeordnet und in der Historie nachvollziehbar.
• Rechte für Ausweise und vergleichbare Unterlagen sind einstellbar.
• Ein Export inkl. Zuordnung ist vorgeführt.
• Ein unterzeichnetes Exemplar landet wieder in der Akte, falls Sie diese Funktion nutzen.

Die Punkte gehören in die Checkliste. Für Vermietung können Übergabeprotokolle und Verträge hinzukommen: CRM für die Wohnungsvermietung.

Kurz gesagt

Unterlagen gehören an den Vorgang, mit Rechten, Historie und einem Export, der den Zusammenhang erhält. Ein allgemeiner Dateiordner neben dem CRM ist typischerweise der Beginn abweichender Fassungen.