CRM wechseln: so nehmen Sie Ihre Daten mit

Ein Systemwechsel ist mehr als ein neuer Zugang. Kontakte, Objekte, Unterlagen, offene Termine und oft eine Portal-Anbindung müssen wandern oder bewusst enden. Dieser Text beschreibt, worauf Sie achten, bevor Sie kündigen. Es ist kein Migrationsprojektplan.

Wer aus Tabellen kommt, findet den verwandten Weg in Von Excel zum Makler-CRM.

Was Sie vor der Kündigung klären

• Welche Daten Sie in einem gängigen Format exportieren können (Kontakte, Objekte, Dateien, Historie) und ob das kostenpflichtig ist.
• Wie lange Sie nach Vertragsende noch lesend zugreifen dürfen.
• Was mit der Portal-Anbindung geschieht: Wer schaltet um, und gibt es eine Phase, in der beide Wege unsicher parallel laufen?
• Ob offene Vorgänge vollständig ankommen, inklusive Unterlagen – Dokumente und Vorgänge.

Diese Punkte gehören bereits in den ersten Vertrag, nicht erst in den Ärger am Ende. Siehe die Checkliste und Kostenfaktoren.

Wie Sie den Umzug prüfen

Machen Sie einen Probeimport ins neue System. Vergleichen Sie Stichproben, bevor das alte System endet. Planen Sie den Schnitt nicht in die stärkste Phase des Jahres. Personenbezogene Daten bleiben im Export schutzbedürftig – DSGVO.

Zwei Systeme nebeneinander

Ein vorübergehender Parallelbetrieb kann sinnvoll sein, braucht aber ein Enddatum. Dauerhaft zwei Systeme zu pflegen, verdoppelt Arbeit und verwischt, welche Fassung gilt. Termine und Portale dürfen in der Übergangszeit nicht in einer Lücke landen; siehe Besichtigungen.

Kurz gesagt

Klären Sie Export, Nachlauf, Portale und Unterlagen schriftlich, bevor Sie kündigen. Prüfen Sie den Import an Stichproben, und setzen Sie das alte System erst ab, wenn der Alltag im neuen trägt.